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Office技巧六则
2007-05-22 08:17来源:厦门门户网
【摘要】
信息社会讲究的就是工作效率,要想不断提高工作效率,除了掌握日常办公软件的正确使用外,熟练运用它的各项技巧也是关键所在。 1. 微移技巧 平时用光标键移动Word文档中的图片、自选图
  信息社会讲究的就是工作效率,要想不断提高工作效率,除了掌握日常办公软件的正确使用外,熟练运用它的各项技巧也是关键所在。
  1. 微移技巧  平时用光标键移动Word文档中的图片、自选图形或艺术字时它都是一个字符一个字符的移动、无法实现精确排版,这时如果用鼠标选定它再用“Ctrl+光标键”就可使对象一个像素一个像素的精确移动了。
  2. 选择技巧  有时Word文档中存在多个图片、自选图形、艺术字,想让它们按照已有间距整版移动时,可以先按住Shift键再用鼠标左键依次选定它们,然后再用光标键或Ctrl+光标键移动即可。
  3. 图文混排技巧  如果向一篇Word文档中粘贴图形,图形会把文本遮住且用光标键不能移动它,这时只要用鼠标左键选定它再单击右键,选“设置自选图形格式”菜单项,点版式选项卡,勾选“浮于文字下方”即可使图片在文档区任意移动且不会遮住文本。 厦门纸业xmpaper.com
  4. 给分栏文档排页码  如果一篇已分栏的Word文档想按栏插入页码的话,除了先插入分隔符再设置页码这个方法外,还可利用自选图和艺术字相结合的办法来实现:先选一个自选图形,比如菱型或圆圈,把它画到页码的位置,再输入一个艺术字页码,移到图形中间即可。每栏要重复一次,页码作相应改动,这样可做出很具个性化的页码。
  5. 去掉Office2000的“个性”  微软为了提高用户的工作效率,把平时使用频率较低的菜单命令都隐藏起来了,要使用这些命令的话得先点一下菜单上那个向下的箭头,这样的菜单称之为“个性化”菜单。这个功能有利有弊,有时还会降低工作效率。取消它的设置选项还隐藏得很深,不在工具选项的常规设置里,也不在视图栏,得打开“工具→自定义→选项”,清除“菜单中首先显示最近使用过的命令”的选项才能去掉Office2000的个性。

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  6. 让Excel分毫不差  当用Excel进行财务运算时,细心的朋友可能会发现其计算出来的结果有时会与用电子计算器计算出来的结果有些许的差别,特别是在进行多项除法运算而留有余数的情况下。解决的办法也很简单,利用Round函数为每个中间值进行四舍五入的操作,格式为:Round(数值,保留的小数位数),它的作用就是对指定数值进行四舍五入,保留指定小数位数。

Excel中数据的简易输入

  Excel中的数据形式可以是文本、数字、日期、时间和公式等。数据一旦被输入其中,Excel就可以统一处理,几乎没有什么数据类型界线。但数据输入是一项非常繁琐的工作,如果有简便方法,将会给教师教学带来很大方便。
  在Excel中,一般的数据直接输入即可,但部分数据的输入有些技巧。
  1. 负数  除直接输入负号和数字外,可用“(” +“)”来完成。如“-50”可输入“(50)”。 找工作、找人才,就上厦门人才市场网站xmrcsc.com
  2. 分数  如“2/9”,方法是先输入“0”以及一个空格,然后输入分数“2/9”,即“0 2/9”。如果省去“0”,则会变为日期“2月9日”。
  3. 当作文本处理的数字  当数字用来表示诸如学号、编号、电话号码等内容时,应将数字作为文本处理。输入方法是在输入的数字前面加上单引号,如:
  输入“'0001”,在单元格中就输入了0001;
  输入“'010-66668888”,在单元格中就输入了010-66668888。
序列
初始值
(手工输入)
扩展序列
(填充柄填充)
相同数据
1 厦门台球xmpool.com
中国
1,1,1,1……
中国,中国,中国……
等差序列
1,2
1,3
2000,2001
100,90
商品1
3,4,5……
5,7,9,11……
2002,2003,2004……
80,70,60……
商品2,商品3……
时间序列
2000年
3月1日
8:00星
期一
jan
jan-03
mon
2001年,2002年…… 搜什么,找虾米搜索xmsou.com
3月2日,3月3日……
9:00,10:00,11:00……
星期二,星期三……
feb,mar,apr ……
feb-03,mar-03 ……
tue,wed,thu……
 
4. 序列数据输入  如等差序列1、2、3、4……;日期序列星期一、星期二……等??梢酝ü?ldquo;填充柄”来输入。下面以输入2、4、6……为例,说明其方法。
  步骤:
 ?、傺《ㄒ畛淝虻牡谝桓龅ピ?,并输入初始值2;
 ?、谘《ㄒ畛淝虻牡诙龅ピ?,并输入初始值4;
 ?、垩《ǖ谝?、二两个单元格,此时在选定区域外围有一个较粗的黑框,用鼠标左键拖住黑框右下角,在要填充的区域内拖动,就可以自动填充序列数据了。
  附表中给出了利用填充柄进行数据输入的类型和方法。

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  5. 自定义填充序列  进入工具栏中的“编辑→填充→序列”,在“序列”对话框中可以对行或列自动填充序列数据。比如等比序列“1、2、4、8、16……”的操作方法:先在第一个单元格中输入1,然后选中需填充的所有单元格区域,再选择“编辑→填充→序列”,选中“序列产生在列”,“类型”选“等比序列”,步长值设为2,按[确定]后,在填充区域中就会自动填充该序列了。
  以上是笔者在对Excel进行数据输入操作时常采用的简易输入法,既省时又省力,还确保了数据输入的准确性,在此推荐给大家。

 
Excel中输入法的快速切换

  在一张工作表中,往往是既有英文,又有汉字,这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法,非常麻烦。 如果你要输入的东西很有规律性,比如这一列全是单词,下一列全是汉语解释,不妨用以下方法实现输入法之间的自动切换。方法是: 新名堂xmtang.com
  选中要输入汉字的列,单击“数据”菜单,选择“有效性…”命令,在弹出的“数据有效性”对话框中,选中“输入法模式”选项卡,在“模式”框中选择“关闭(英文模式)”命令,单击“确定”按钮。
  选中要输入英文的列,在“数据有效性”对话框中,单击“输入法模式”选项卡,在“模式”框中选择“打开”命令,单击“确定”按钮。
  这样,当光标在前一列时,可以输入汉字,在下一列时,直接可以输入英文,从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。


Word中上下标批量设置

  当一篇文章中需要很多次用到上标时,如科学计数法a×10n。用“格式→字体”菜单进行设置、用工具栏中的上标按钮、用公式编辑器中的上下标模板、甚至用快捷键(“Ctrl+Shift+=”为上标快捷键“Ctrl+=”为下标快捷键),都不方便,现在有一个好的方法,大家可以试一试。 厦门纸业xmpaper.com
  先用正常输入方式完成输入,再选中一个需要设为上标的数据,点击工具栏上的上标按钮,便实现了上标的设定,此时的上标处于选中状态,双击格式刷,拿着这把刷子去刷其他要设为上标的数字吧,它们立刻变为上标数字了。完成后再单击格式刷,即关闭了格式刷。下标的设定依此同理。

找回Word中的菜单项

大家在使用Word的时候,是否遇到过菜单栏中的某一项如“插入”菜单项不见了的情况?我们可以用这种方法把丢失的菜单项找回来:启动Word,在菜单栏上单击右键,在弹出的快捷菜单中选取“自定义”,打开自定义对话框,单击“命令”选项卡,在“类别”中选择“内置菜单”,在“命令”中选择“插入”,把“插入”项拖到菜单栏中,即可找回丢失的菜单项。
  其实,在Word中这类操作很多,如:常用的“公式编辑器”,我们也可以通过打开“自定义”对话框,在“类别”中选择“插入”,在“命令”中选择“公式编辑器”并把其拖到“常用”工具栏。要用的时候,只要单击它就可使用。 厦门纸业xmpaper.com


巧用Excel的自定义格式

1. 正负分明  如果要求Excel工作表中正数用“蓝色”显示,负数用“红色”显示,可以这么实现:选中所需的单元格区域,然后打开“单元格格式”对话框(点击“格式→单元格”菜单),单击“数字”选项卡,在“分类”框中单击“自定义”,在“类型”框中键入“[蓝色][〉0];[红色][〈0]”,单击“确定”按钮。现在,Excel就给数字加上不同的颜色了。
  2. 巧加单位  在Excel工作表中,当你需要给数字加上金额单位(如“万元”)时,选中所需的单元格区域,然后打开“单元格格式”对话框,单击“数字”选项卡,在“分类”框中单击“自定义”,在“类型”列表框中键入“#"万元"”,单击“确定”按钮。

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  3. 输入提速  在你编辑Excel工作表时,可能会遇到大量重复数据需要录入的情况(如图)。我们可以这么做:选择需要的单元格区域,然后打开“单元格格式”对话框,单击“数字”选项卡,在“分类”框中单击“自定义”,在“类型”框中输入“☆@炒肉”(“@”是半角字符),单击“确定”按钮。现在,单击刚才选中的单元格区域中一个单元格,并在其中输入“芹菜”二字,按下回车键后,你会惊喜地发现,这个单元格中出现的是“☆芹菜炒肉”。

应用Excel公式的技巧

    因为笔者经常用Excel为学校处理成绩,因此,对Excel方面的文章比较关注,同时也摸索出了一些经验技巧,写出来与大家分享。 成绩分析中一个重要的数据是每个分数段各班占有人数。成绩总表(见附图)中A列是班级数据,第381行是班级标签。在D382单元格输入公式“=COUNTIF($A$2:$A$29,D$381)”, $A$2:$A$29(共有28人690分以上)先按正常输入,在编辑栏选中该数据,然后按F4切换。“D$381”中$381的含义是绝对引用第381行的数据。按照实际情况,将1班各分数段人数统计出来,选中D382至D387,向后拖动,各班数据瞬间即出,再也不用去修改复制公式后的数据了。
 
 
Excel数据腾挪大法 厦门门户网www.obcll.tw xmdoor.com

编辑Excel工作表时,如果需要交换相邻两列的数据,可以借助[Shift]键快速实现之。比如,现在你需要交换A、B两列的数据,那么请按下述步骤操作:选中A列数据:把鼠标指向A列右边缘,当指针变为双十字箭头时(如图),按住[Shift]键,同时按住左键向右拖动鼠标。
 
在拖动过程中,会出现一条虚线,当虚线到达B列右边缘时,屏幕上会出现“C:C”的提示。此时,松开鼠标左键,即可完成AB两列数据的互换。
 
快速切换Excel单元格的“相对”与“绝对”
    在Excel中输入公式时常常因为单元格表示中有无“$”而给后面的操作带来错误。修改时,对于一个较长公式单元格的相对与绝对引用转换时,只凭键盘输入又很麻烦。其实,只要使用“F4”功能键,就能简单的进行对单元格的相对引用和绝对引用的切换。现举例说明:对于某单元格所输入的公式为“=SUM(B4:B8)”。选中整个公式,按下“F4”键,该公式内容变为“=SUM($B$4:$B$8)”,表示对横、纵行单元格均进行绝对引用;第二次按下“F4”键,公式内容又变为“=SUM(B$4:B$8)”,表示对横行进行绝对引用,纵行相对引用;第三次按下“F4”键,公式则变为“=SUM($B4:$B8)”,表示对横行进行相对引用,对纵行进行绝对引用;第四次按下“F4”键时,公式变回了初始状态“=SUM(B4:B8)”,即对横行纵行的单元格均为相对引用?;剐枰得鞯囊坏闶?,“F4”键的切换功能只对所选中的公式段有作用。只要对“F4”键操作得当,就可以轻松灵活地编辑Excel公式了。
 
Word 2000教学中几点技巧
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1.全部关闭文件在编写教案时,我经常要参考自己以前的教案或其他资料文件,在结束时逐个点击Word的[关闭]按钮很麻烦,后来发现在点击“文件” 菜单的同时按住“Shift”键,原有的“保存”和“关闭”项会变为“全部保存”和“全部关闭”,这样一下子关闭多个文档,方便多了。
2.隐藏工具栏按钮最初教Word工具栏中按钮的使用时,学生经?;?ldquo;迷失”在众多的按钮中,所以我先将所需工具栏调出,再将本次讲课用不到的按钮通过按住“Alt”键的同时用鼠标拖下按钮图标的方式隐藏起来,这样比用菜单操作更快捷、方便。
3.即点即输教学生编辑书信的时候,发现他们在信的结尾处通过若干“回车”和“空格”将输入焦点移至落款处,很费劲。便教他们使用“既点即输”功能:选择菜单“工具→选项→编辑→启用即点即输”。这样在“页面视图”状态下,在文档的空白区域双击鼠标就可以将输入焦点移至所点之处。
4.准确移动文本教学生使用鼠标拖曳的方式移动文本时,由于练习文档过长,移动距离远,他们经?;嵋拼砦恢?。所以采取了这样的方法:先选中要移动的文本,再按“F2”键,此时状态栏显示“移至何处?”,把输入焦点点到目的地,按回车键便可准确移入。
5.移动图形讲到Word的绘图技巧时,让学生用各种形状或“自选图形”组成一个卡通形象,学生经常为不能精确放置图形而苦恼,其实可以教他们使用这种方法:先选中要移动的图形,用“Ctrl”键配合“→、←、↑、↓”键来定位,或者用“Alt”键配合鼠标拖曳来完成,效果还不错。
Word中字体大小调整技巧
按“Ctrl+Shift+>”(or“Ctrl+]”)或“Ctrl+Shift+<” (or“Ctrl+[”)这两个键:字号将以1磅的间距递增或递减。在处理不同字号时,如果想同时改变所有文字的大小并保留原有的大小对应关系,上面的快捷键会让你感到得心应手。
给文档一些动感

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通常情况下,我们编辑的Word文档都是千篇一律,毫无生气,在这个充满动感的世界,这样的Word文档显得太土气了,下面就让我们来看看让Word文档动起来的秘诀!
1、添加滚动文字
想一想,如果我们的Word文字也能像网页那样拥有“跑马灯”般的效果,那会是什么感觉,当然是Cool啦,滚动文字的设置步骤如下:打开或者新建一个Word文档,将光标定位于想要插入滚动文字的行,鼠标右键单击工具栏,在弹出的快捷菜单中选择“Web工具箱”,打开“Web工具箱”控件面板(如图1),单击“滚动文字”按钮,打开滚动文字设置窗口,在“请在此键入滚动文字”下面的文本框中输入你要添加的文字,在“方式”下拉框中有“滚动”、“滑行”和“摇摆”三种方式供你选择,在“方向”列表框中可以选择滚动方向是“从左到右”还是“从右到左”,此外还可以设置“背景颜色”和“循环次数”,最后,拖动“速度”下的滑块调节好文字的滚动速度,单击“确定”按钮退出即可看到效果了。
小提示:保存好Word文档之后,再次打开它可能出现滚动文字无法正常显示的现象,这是因为Word文档处于设计模式下,关闭屏幕右下方如图2所示的“设计模式”面板即可。
2、添加文字效果
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Word中,我们还可以通过修改文字的属性来添加特殊文字效果,方法是:首先选中想要添加效果的文字,在所选中的文字上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“字体”,在打开的“字体”对话框窗口中选择“文字效果”标签,然后在“动态效果”列表框中选择合适的效果,此时在下面的“预览”窗口中可以码上看到效果,最后单击“确定”按钮退出即可。
小提示:要想取消文字的动态效果,请选定要取消其动态效果的文字,单击“格式”菜单中的“字体”命令,再单击“文字效果”选项卡,单击“文字效果”框中的“无”选项即可。
 
文件保存大有学问

  新手在文件保存时往往会犯这样或那样的错误,如文件命名重复、文件保存类型错误、文件保存位置错误等。保存文件是很重要的一件事,辛辛苦苦编辑好的文件,保存不好,岂不前功尽弃?笔者现以Word 2000为例,谈一谈在保存文件中要注意的问题。 中国破解cncrack.com
  一、要弄清楚“保存”和“另存为”的关系  对一个Word新建的文档而言,“保存”和“另存为”是一致的,保存时打开的都是“另存为”对话框(如图1)。
  图1 “另存为”对话框
  对于打开的已有文档,“保存”和“另存为”结果则是不同的:点击“保存”按钮或“文件/保存”不会打开对话框,文档会自动保存,不改变文档的位置、文件名和文件类型,从而将原来的文档覆盖。如果你把一份重要资料修改错了,千万不要随手点击“保存”??!点击“文件/另存为”则会打开“另存为”对话框,在“另存为”对话框中,默认的保存位置、文件名、文件类型都是原文件的,这时可以改变文档的保存位置、文件名、文件类型,确认之后,文档会以新保存位置、新文件名或新文件类型保存(注意,如果改变了文件的保存情况,再次点击“保存”或“另存为”,则默认的是刚刚操作的新的保存位置、文件名、文件类型)。 新名堂xmtang.com
  二、注意文件的保存位置、文件名、文件类型  1. 保存位置
  如图1所示,在“另存为”对话框中,最上面就是“保存位置”,对于一个启动Word后新建的文档,默认的保存位置是“我的文档(My Documents)”,“保存位置”下面是“我的文档”中文件夹和Word文档列表,双击打开一个文件夹,就可以把文档保存在这个文件夹。
  如果需要把文档保存在其他地方,可以点击“保存位置”一栏后面的下拉箭头,在打开的文件列表中选择保存位置,也可使用左侧“位置栏”的“桌面”、“My Documents”等按钮。
  如果需要把文档保存在一个新建文件夹中,可以先在“保存位置”一栏中选择新建文件夹的位置,然后点击“新建文件夹”按钮,在打开的对话框中输入新建文件夹的名称,确定,文档的保存位置即变成刚建立的新文件夹。 厦门门户网www.obcll.tw xmdoor.com
  2. 文件名
  对于一个启动Word后新建的文档,保存时默认的文件名为文档第一段话,一般就是文档的标题,对于一个打开的已有Word文档,默认文件名为原来的。我们也可以给它起其他的名字,在“另存为”对话框中下部的“文件名”一栏输入新文件名即可,此外,点击“文件名”一栏后部的下拉箭头,会弹出最近使用过的文件名供你选择。
  需要注意的是:在位置、文件类型相同时,文件命名是不能重复的,比如在“C:\My Documents”这个位置,“我的文章.doc”(Word文档)文件只能有一个,但是文件类型不同的诸如“我的文章.txt”(纯文本文档)、“我的文章htm”(Web文档)却可以与“我的文章.doc”和平共处。另外,在其他位置,比如“A:\”、“D:\备份”照样可以有“我的文章.doc”,也不会产生冲突。 厦门博爱xmboai.com
  3. 文件类型
  “另存为”对话框中最下方的是“文件类型”一栏,默认的文件类型是“Word文档”,即后缀为“.doc”的文档,点击下拉箭头,可以看到其他可供选择的文件类型,如纯文本、Web页、MS-DOS文本等等。我们一般使用的文件类型是“Word文档”,如果选择了纯文本等文件类型,则在保存时Word可能会提醒:“文档可能含有与纯文本格式不兼容的功能,是否将文档保存为这种格式?”就是说保存为纯文本格式会丢失一些信息,比如图片、文字字体、字形、字号等。


Word中打造自己的“自动图文集”
如果你经常在Word文档中使用自己的图章、签名、照片,或者经常用Word编写试卷,那你是否渴望能将自己常用的图片或文字保存在Word模板中,在需要时随时调用呢?下面我们就以在Word 2000中创建电压表图片按钮为例,让你很快就学会打造自己的“自动图文集”!到时候只要用鼠标轻轻一点,你想要的内容就会出现在屏幕上了!
下面我们就来看看具体的操作过程。
首先将你要做到“自动图文集”内的图片或文字准备好,并把它们插入到Word文档中,在本例中我插入了一张电压表的图片。
1. 在Word的“视图”菜单中选“工具栏”中的“自动图文集”选项,系统就会弹出“自动图文集”工具条。
2. 将“自动图文集”工具条拖到常用工具栏的后边,工具栏后边就会出现一个“所有词条”菜单。
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图1 新建自动图文集
3. 把输入光标移到某一行的起始位置,用鼠标将想要存入Word模板的电压表图片拖到紧接着光标的位置,选中图片,然后打开Word的“插入”菜单,将鼠标移到“自动图文集”中的“新建”选项(如图1),单击鼠标。
4. 在弹出的“创建‘自动图文集’”对话框中输入“电压表”字样,单击“确定”。
这样,你的电压表图片按钮就已经打造成功了,你若还要建立其他的图片按钮,只要重复上面的3、4两个步骤就行了。
使用时,将光标移至需要插图的那一行,然后单击“所有词条”菜单,将鼠标指针移到“正文”选项,系统就弹出“电压表”按钮(如图2)。单击它,一个美观大方的电压表就跃然屏上了。
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图2 “电压表”选项已经在你的自动图文集里了
用此法可创建很多常用图片(或常用字符串、常用符号组合等)按钮,极大地方便了我们的使用,而且又不占屏幕空间,何乐不为呢?
如果你对自己创建的电压表图片不满意,还可以将此图片按钮删除重做。删除的方法如下:在“所有词条”菜单的前边是“自动图文集”按钮,单击它,系统就弹出“自动更正”对话框,在对话框里选定“自动图文集”选项卡,在下面的方框里找到“电压表”一行。选中该行,再按“删除”按钮,你创建的电压表图片就从Word模板中删除了。
好了,现在就把你常用的图片或整段文字统统存入Word模板吧!在需要时,只要用鼠标轻轻一点就搞定了,真是太方便啦!
 
 
了解Alt键的十大用法

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Alt键性格外向,如同化学中的活泼元素一样,喜欢与其他键组合使用,如与Ctrl键等。
1. 启动及结束任务:熟悉DOS的朋友可能还记得,同时按下“Alt + Ctrl + Del”键就是DOS的经典命令——热启动命令。在Windows下同时按下“Alt + Ctrl + Del”键可以调用Windows任务管理器来结束当前的任务,比如计算机运行几个程序,长时间处于“系统忙”,则可用此法结束其中的几个程序。
2. 关闭应用程序:“Alt + F4”,经典命令,最快的关闭方法,此方法一般是“应用程序”的默认关闭法,还有“关机”命令等。
3. 查看属性:选中某个文件,按下“Alt + Enter ”组合键,可快速打开其“属性”对话框。此法可用于快速查看文件大小及文件其他信息。
4. 复制刚才的命令:“Alt + Enter ”组合键,在 Word中有一妙用,可复制你刚才的命令。例:①你录入了一句话(纯中文或纯英文 而不能在这期间改变输入法或输入标点符号)按下此组合键,可将刚才的“一句话”完全复制出来。②如果你刚刚删除了一字或字符,再按此组合键,则可删除同样大小的空间。
5. 复制活动窗口:大家都知道按下“Print Screen”键,可抓取当前屏幕,而在用“Print Screen”键抓图时,按住Alt键,即可抓下当前活动窗口。
6.切换应用程序:按下“Alt + Esc ”键 可直接切换到已经运行但没有最小化的各个应用程序,而按住“Alt”键不放,再边续按下“Tab ”则可以在一对话框中显示出当前已经运行的所有程序的图标及名称,只要放开“Alt ”键 便可立刻切换到该应用程序中。
7. 切换DOS窗口:在Windows 9x中的“MS-DOS”方式下,按下“Alt + Enter ”组合键可以在窗口和全屏幕方式下切换MS-DOS。
8. 打开控制菜单及激活菜单:按下“Alt + 空格键”或直接打开系统控制菜单。而在应用程序中,还可按下“Alt + -”键打开应用程序窗口控制菜单?;蚩芍苯影聪?ldquo;Alt”键可激活当前窗口的菜单栏,使菜单栏的第一个菜单为可用状态,可按“↓↑”键选择此菜单下的各项功能,还可用“← →”来选择其他功能菜单,亦可按下“Alt”和菜单后面括号内的相应字母来激活此菜单选项。
9. 精确标尺:Alt键在Word中有个特殊用法,按住它的同时拖动拉杆可以显示精确数字,另外在拖拉表格线时,按住Alt 键也有同样效果。
10. 建立快捷方式:我们知道:按住Ctrl键同时拖动文件可复制文件,而如果按住Alt键用鼠标拖动某个文件,则可建立该文件的快捷方式。
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